Juridische kennisgeving - Gegevensbeschermingsbeleid

Identiteit van de verantwoordelijke van de verwerking

ALTER EGO, Notaires Associés BV is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens binnen haar Kantoor Nummer

ECB: BE0753.538.461

Adres: Pleinlaan 11 - 1050 Elsene

Identiteit van de functionaris voor gegevensbescherming (“DPO”)

De “Afdeling gemeenschappelijke DPO van het Notariaat” van Privanot vzw werd aangeduid door de verantwoordelijke van de verwerking in zijn/haar hoedanigheid van functionaris voor gegevensbescherming

Adres: Bergstraat 30, 1000 Brussel

Verzameling en gebruik van persoonsgegevens

Behandeling – Als openbaar ambtenaar moet de Notaris voor het vervullen van zijn activiteiten persoonsgegevens met betrekking tot u verzamelen en gebruiken. De persoonsgegevens met betrekking tot u worden rechtstreeks bij u opgevraagd of opgehaald in officiële databestanden. Omdat hij een functie uitoefent die deel uitmaakt van het openbaar gezag, heeft de Notaris immers toegang tot verschillende bronnen van authentieke gegevens die strikt worden gereguleerd door specifieke wetgeving.

Gegevens – Onder “persoonsgegevens” wordt begrepen “alle informatie met betrekking tot een rechtstreeks of onrechtstreeks geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, met name door te verwijzen naar een identificatiemiddel, zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identifier”. Het gaat dan met name om identificatiegegevens (naam, voornaam, burgerlijke stand, rijksregisternummer, geboortedatum en -plaats, ...), contactgegevens (adres, telefoonnummer, ...), informatie van economische en financiële aard (bankgegevens, ...), gegevens in verband met akten die verleden werden in het kantoor en gegevens in verband met de familiale, sociale, fiscale en andere situaties die de Notaris moet verzamelen over u uit officiële bronnen en administraties. De volledige of gedeeltelijke reproductie van dit gegevensbeschermingsbeleid is verboden zonder voorafgaand en expliciet akkoord van de DPO

Doeleinden – De Notaris verzamelt en behandelt de persoonsgegevens voor het garanderen van de rechtszekerheid van de transacties waarvan hij de authenticiteit verzekert, en ook voor het beheer van de hem toevertrouwde dossiers.

Communicatie van persoonsgegevens

Uw door de Notaris behandelde persoonsgegevens kunnen overgemaakt worden aan anderen (“ontvangers”) en in het bijzonder:

aan wettelijk bevoegde partners zoals openbare diensten en notariële instellingen voor het bewaren van afschriften van akten en hun metadata in het kader van elektronische registratie en voor de registratie van uw gegevens in de centrale registers van het notariaat (bijv. register van huwelijkscontracten, register van testamenten, register van volmachten, register van verklaringen met betrekking tot de benoeming van een bewindvoerder of een vertrouwenspersoon);
aan de Koninklijke Federatie van het Belgische notariaat vzw, voor wat betreft de gegevens met betrekking tot gebouwen om te worden opgenomen in een databestand van het notariaat bedoeld voor het uitwerken van statistieken en om de Notaris in staat te stellen de waarde van onroerend goed tijdens zijn werkzaamheden te beoordelen;
in het algemeen aan de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat vzw om verwerkt te worden voor statistische doeleinden en wetenschappelijke onderzoek;
aan de andere notarissen die bij uw dossier betrokken zijn;
aan de banken die bij uw dossier betrokken zijn;

aan andere ontvangers, voor het beheer en de continuïteit van de dossiers, zoals leveranciers van software voor het beheer van dossiers en leveranciers van business intelligence-software om de dienstverlening aan klanten te verbeteren.
Deze gegevens moeten aan die verschillende ontvangers worden overgemaakt zodat de Notaris de wettelijke verplichtingen kan nakomen waaraan hij is onderworpen en uw dossier correct kan beheren.

Bescherming van persoonsgegevens

Toepassingsgebied – De verwerking van persoonsgegevens door de Notaris is onderworpen aan de bepalingen van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 getiteld “Algemene Verordening Gegevensbescherming”. Deze regelgeving heeft zowel betrekking op de elektronisch verwerkte gegevens als op de gegevens die zijn opgenomen in de papieren dossiers en documenten die zich in het Notariskantoor bevinden, op voorwaarde dat deze dossiers of dossiers zijn “gestructureerd volgens bepaalde criteria”. Persoonsgegevens die zijn opgenomen in elektronische en papieren dossiers, in testamenten en in authentieke akten worden daarom beschermd door genoemde Verordening. Gehele of gedeeltelijke reproductie van dit gegevensbeschermingsbeleid is verboden zonder de voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming van de DPO. Rechtmatigheid – De verwerking van persoonsgegevens door de Notaris wordt als rechtmatig beschouwd wanneer ze, in de meeste gevallen, noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan hij is onderworpen (zoals die welke bijvoorbeeld voortvloeien uit de wetgeving met betrekking tot het voorkomen van witwassen) of voor de uitvoering van een opdracht van algemeen belang die aan de Notaris werd toevertrouwd. In andere gevallen zijn het de noodzakelijke aard van de verwerking in het kader van de uitvoering van een contract of precontractuele maatregelen waarbij u partij bent of het gerechtvaardigd belang van de Notaris om de verleende diensten te verbeteren in het geval van het gebruik van business intelligence software die de basis vormen voor rechtmatigheid.

Overdracht van databank - Notarissen Olivier BROUWERS et Jérôme OTTE zijn vanaf 1ste januari 2021 lid van onze associatie. Voorheen waren zij lid van de associatie “Notalex”. Zij verkregen een gedeeltelijke kopie van de cliëntendatabank van tijdens de associatie “Notalex”. Het gaat hier om een toepassing van het algemeen belang (art. 6.1.e. GDPR). Deze verwerking is gerechtvaardigd om burgers te kunnen bijstaan in hun recht om, voor iedere akte, vrij een notaris te kiezen (art. 9, § 1, Notariswet). Iedere cliënt moet kunnen worden bijgestaan door de notaris van zijn keuze, daarom moet de notaris toegang hebben tot de nodige gegevens. De persoonsgegevens zullen worden verwerkt door ons conform met het oorspronkelijke doel van de verwerking en niet voor commerciële doeleinden. De gedeeltelijke kopie van de cliëntendatabank van tijdens de associatie “Notalex” heeft als doel om een optimale dienstverlening te kunnen bieden aan de cliënten van de associatie “alter ego” die verkiezen om te worden bijgestaan door notarissen Olivier Brouwers en Jérôme OTTE.

Bewaartermijn – Op grond van het principe van beperking van de bewaring van persoonsgegevens, mogen deze gegevens slechts worden bewaard gedurende de tijd die nodig is om het nagestreefde doel te bereiken en dit op basis de wetten en verjaringstermijnen voor reële en persoonlijke acties die op het geval toepasselijk zijn. Deze bewaartermijn varieert, afhankelijk van de betreffende gegevens, van 10 tot 30 jaar.

Beveiligingsmaatregelen – De Notaris treft diverse passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat aangepast is aan het risico van uw gegevens. Zo zorgt de Notaris in het bijzonder voor de veiligheid in de toegang tot uw gegevens door zijn medewerkers en de onderaannemers waarop hij mogelijk een beroep doet, voor de beveiliging van zijn computernetwerk en servers, en voor toezicht op het onderhoud en de vernietiging van uw gegevens, ... Het onderzoek van deze maatregelen zal om de drie jaar worden uitgevoerd door de bovengenoemde DPO, door middel van een technische en procedurele audit van zijn Kantoor met betrekking tot de principes van de AVG.

Rechten van de betrokkenen – Op grond van dit reglement heeft u als betrokkene bij de verwerking van persoonsgegevens door de Notaris recht op transparante verwerking van uw gegevens, recht op informatie en recht op inzage. Onder bepaalde voorwaarden en in strikt gedefinieerde veronderstellingen heeft u ook het recht om gegevens over u te corrigeren en te wissen, evenals het recht om zich te verzetten tegen het gebruik ervan en het recht om de verwerking te beperken. U kunt uw rechten rechtstreeks uitoefenen bij de Notaris of bij de door hem aangestelde Functionaris voor Gegevensbescherming (“Afdeling Gemeenschappelijke DPO van het Notariaat” bij Privanot vzw, info@privanot.be). Als u tot slot van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd in overeenstemming met de Verordening, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Toezichthoudende Autoriteit (Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel) of om een gerechtelijk beroep in te stellen.
Gehele of gedeeltelijke reproductie van dit gegevensbeschermingsbeleid is verboden zonder de voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming van de DPO.

Versie 11/10/2022

Voor vragen kunt u contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld door de Notaris op het volgende adres: info@privanot.be.